Как руководителю делегировать полномочия?

Получайте наши статьи в мессенджерах    
Время на чтение: 8 минут

Читайте в статье:

У любого руководителя возникает ситуация, когда дел слишком много, а времени на их решение не хватает. Делегировать задачи не всегда получается: кажется, что сотрудникам не хватит опыта и знаний. Руководителю нужно научиться передавать полномочия, расставлять приоритеты, грамотно подбирать исполнителя, учитывая его сильные и слабые стороны.

Делегирование – это передача части полномочий и задач от руководителя к сотрудникам, для эффективного выполнения работы и оптимизации управленческих процессов. Делегирование помогает распределять ответственность между сотрудниками и позволяет руководителю вместо рутинных задач сосредоточиться на более важных вопросах.

Научиться организовывать эффективную работу коллектива можно на курсе «Управление человеческими ресурсами».

Задачи, которые руководитель может делегировать

Рутинные процессы. Те задачи, которые повторяются день ото дня – рассылка писем, сборка отчетов, анализ статистики – можно автоматизировать с помощью специальных сервисов и передать ее контроль другому сотруднику.

Непрофильные. Если задачи относятся к смежным сферам, в которых руководитель не силен, их лучше передать специалисту. Например, если нужно составить текст или коммерческое предложение руководителю отдела продаж, то лучше передать поручение специалисту. Это может быть работник компании или сотрудник на аутсорсе.

Если руководитель передает часть своих дел подчиненному, он автоматически наделяет его правом принятия решения по этим вопросам. Задача может быть простой и предназначаться для конкретного сотрудника (создать отчет) или сложной и многокомпонентной (повысить продажи во втором квартале). Во втором случае специалисту нужно будет разбить достижение цели на этапы, воспользоваться помощью других сотрудников и контролировать выполнение: создать рекламную стратегию с помощью маркетолога, настроить каналы продвижения, оптимизировать работу менеджеров по продажам.

Этапы делегирования

Выбор задачи

Руководитель не может передать подчиненным задачи, которые требуют большой ответственности и принятия важных для компании решений. Чтобы определить, подходит ли задание для делегирования, ответьте себе на вопросы:

• Поручение нужно выполнять регулярно и по заданному алгоритму?
• Есть сотрудник, который справится быстрее и эффективнее?
• Делегирование будет полезно для развития сотрудника?

Если ответы на все вопросы – положительные, то задачу можно передать другому работнику.

Оценка задачи

Проанализируйте, принесет ли работа пользу, есть ли конкретная и достижимая цель, реальны ли сроки выполнения.

ТЗ для исполнителя

Без четкой инструкции результат может отличаться от задуманного, поэтому подробно распишите ожидания, поставьте цель, разбейте выполнение на этапы, укажите важные детали.

Контроль исполнения

Если для выполнения задачи нужно несколько человек, необходимо распределить нагрузку и наладить общую коммуникацию. При работе над сложным проектом исполнителям нужно обсуждать нюансы и вместе корректировать процессы. Используйте доступные инструменты для контроля выполнения задачи – в идеале это будет таск-трекер, где каждый участник пишет о своем прогрессе и возникающих сложностях. Дайте необходимые ресурсы для работы: исполнителю может понадобиться техника, программы, обучение новым навыкам. Дайте все необходимое: доступ к профессиональному софту

Почему руководители не делегируют?

«Я сам сделаю лучше»

Руководитель считает, что самостоятельно справится с задачей лучше, и это правда, так как у него больше опыта и знаний. За работником придется переделывать и исправлять, времени уйдет столько же или даже больше. Но отдавать подчиненным работу необходимо, чтобы отладить процессы, научить новому и сделать всех сотрудников взаимозаменяемыми. Если в компании кто-то один владеет уникальными знаниями, в случае его ухода на больничный, в отпуск или увольнения начинается катастрофа для организации.

Нет времени на обучение

Чтобы передать задачу сотруднику, нужно подготовить его, научить, составить ТЗ или инструкцию. Для этих действий не всегда есть время у руководителя. Нужно сделать наставничество системным процессом, который органично вписывается в рабочий процесс – и тогда проблем с делегированием не возникнет.

После обучения сотрудник может уйти

Да, после повышения своих скиллов подчиненный может захотеть перейти на более престижное место работы в другую организацию. Руководитель потратит время и силы на обучение, и придется повторить процесс заново с другим сотрудником. Такой риск существует всегда, и чтобы его минимизировать, создайте для себя правило: новые обязанности ведут к повышению зарплаты. Это логично: если нагрузка увеличивается и ценность сотрудника возрастает, то и платить ему надо больше. Если система градации зарплаты будет понятной и открытой, подчиненному не захочется уходить после получения новых навыков.

Делегирование задач полезно не только для руководителя, но и для сотрудников. Перенимая обязанности, специалисты повышают свою квалицикацию и приобретают новые навыки, а успех выступает в качестве мотивации. Руководитель освобождается от рутины и оптимизирует свою нагрузку. Делегирование полномочий помогает оптимизировать бизнес-процессы, выявить талантливых сотрудников.